業務効率化は多くの企業が抱える課題です。テレワーク・リモートワークの導入や働き方改革の推進などを背景に、今後ますます効率の良さが求められます。しかし、業務効率化を実現するためには多くの時間と労力を要します。手段はたくさんありますが、どうすれば成功するのでしょうか。業務効率化に取り組む前に理解しておきたいポイントやコツ、アイデアについて成功事例などを交えながらご紹介します。
業務効率化とは
業務効率化とは、仕事を進める上でのプロセスから、ムリがあるもの、ムダがあるもの、ムラがあるものを見つけ出して省き、非効率な業務を改善することです。そんな業務効率化には、さまざまな方法があります。例えば、ITツールの導入やRPAによる自動化、社外へのアウトソーシングなども業務効率化の一つです。また、すぐにできる方法としては会議時間の短縮やPC操作時にショートカットキーを使用するなどの時短テクニック活用などがあります。業務効率化のアイデアについても記事の後半で詳しくご紹介していきますね。
生産性向上との違い
「業務効率化」と似た意味として使われている言葉として「生産性向上」があります。
生産性向上はより少ない資源（リソース）のインプットで、高いアウトプットを得ることを言います。
一方で、業務効率化は「ムリ」、「ムダ」、「ムラ」を排除することでリソースの投下量を減らし、今までと同じ成果を出すことを意味しています。業務効率化は生産性向上のための施策の一つと言えるのです。
業務効率化のメリット
時間的なコストの削減ができる
業務効率化における効果は、主に3つです。1つ目の効果として、まず時間的なコストの削減が挙げられます。「ムリ・ムダ・ムラ」を省くことで作業にかかる時間の削減に繋がり、残業時間などの人件費を削減できます。残業時間の軽減は従業員にとっても働きやすい環境になる、身体的な負担が軽減するメリットがあります。
従業員のモチベーション向上につながる
業務効率化の2つ目の効果として、労働時間の短縮と働きやすい環境を実現できれば、従業員のモチベーション向上の効果も期待できます。これらは従業員満足度の向上や社員定着率の向上などに繋がります。令和の現代で提唱されている、労働環境の改善を目的とした「働き方改革」を実現するためには、業務効率化が不可欠といえるでしょう。
生産性の向上によって利益が増大する
3つ目の効果は会社の利益増大です。業務効率化によって生産性が向上することで、社員の業務のアウトプットの質が変わっていくでしょう。またこれまでは人的なリソースの関係で取り組めていなかった業務に着手することもできるようになり新たな取り組みやチャレンジを行う余裕が生まれます。
企業に様々なメリットをもたらす業務効率化ですが、上記のように効率化で労働力不足の解決や大幅なコストカットを成功させた企業は数多く存在します。「従業員にとって働きやすい環境を作りたい！」、「新しい事業を展開する前に既存の業務の整理したい！」と考える企業担当者の方であれば、具体的な方法や手順を学んで業務効率化に取り組んでみてはいかがでしょうか。
業務効率化は仕事のプロセスから「ムリ・ムダ・ムラ」を洗い出し省くことで業務改善を行うことをいいます。DXやRPA、ITツールの導入なども業務効率化の手段です。業務効率化を実現することでリソースを生み出し、他の業務に取り組むことで組織強化や生産性向上などに繋がります。
- 業務効率化の効果は「コスト削減」、「従業員のモチベーション向上」、「リソースを生み出す」
- 業務効率化は生産性向上のためのひとつの施策
業務効率化はどのように進める？
今までは疑問を持たず取り組んできた業務でも、見直してみるとムダが潜んでいる可能性があります。業務改善に取り組みたいけど、業務効率化の進め方がわからないという方もいらっしゃるのではないでしょうか。業務効率化を成功させるためのステップをご紹介します。
(1)現状の業務内容を把握する
最初に取り組むのは現状把握です。業務の棚卸しを行いましょう。棚卸しの際には、担当部署・担当者、作業にかかる工数や発生頻度、必要なスキルなどをまとめておくと整理がしやすいです。
(2)課題、問題点を洗い出す
業務内容が把握できたら、次に課題や問題点を洗い出します。よくある例をご紹介すると、他の従業員が重複して行っている作業がある、同じような作業が数回発生するなどがあります。これらの工程には「ムダ」が潜んでいる可能性が大です。また、担当者以外にできない業務がある場合は、属人的な業務といえますので課題として捉えておきましょう。そのほかにも時間がかかりすぎている業務なども洗い出します。
(3)スケジュールを立てる
改善すべき業務が決まったら、業務効率化の方法を検討します。先ほど例としてご紹介したような作業者が重複している工程を省くことなどができれば、コストをかけず業務効率を改善することができます。そのほかに作業工程を見直して、作業を行う順番を変更するだけでも、工数を大幅に削減できることがあります。これらの業務効率化にいつから取り組むのか、実現に向けて最適なスケジュールを立てましょう。業務改善のポイントについても後ほど詳しくご紹介します。
(4)業務改善策の実施
スケジュールに沿って業務改善策を実施します。
(5)実際にどれほど業務効率が改善されたかを確認
業務改善を実施した後に効果検証を行い、改善のPDCAを回すことが重要です。これによって更なる業務効率化が期待できます。
- 現状の業務内容を把握する
- 課題、問題点を洗い出す
- スケジュールを立てる
- 業務改善策の実施
- 実際にどれほど業務効率が改善されたかを確認
- 業務内容を把握する際に、担当部署・担当者、作業にかかる工数や発生頻度、必要なスキルなどをまとめておく
- コストをかけない業務改善の方法として「工程を減らす」、「作業の順番を変える」なども有効
- 業務改善を実施したら効果検証を行い、さらに改善を加える
業務効率化や業務改善を促進するアイデア
業務効率化の方法はインターネットなどでも紹介されていますが、あれもこれもと取り入れて効果が出るものではありません。業務効率化の目的と、何が無駄な作業なのか基準を定めた上で取り組むことが重要です。業務内容や体制、組織にフィットしたものを選択する必要があります。今回は、Teachme Bizが厳選した業務効率化を実現するための、アイデアや事例10選をご紹介します。
業務をなくす
業務をなくすというのは、仕事をしないことを指すのではなく「無駄な業務をなくす」という意味です。これは業務の改善案を考える上で、最初に考えなくてはならない点です。ムダな業務とは、たとえば会議などで必要ではない資料を作ってしまった場合、この資料を作成するための時間もムダと言えるでしょう。
他の人にとっては重要な資料となる可能性もありますが、そのような少ない可能性に備えておくよりも、本来あなたがやるべき業務に集中した方が効率的です。業務をなくすコツとしては、「本当にこの資料は使うことがあるのだろうか」、「今の業務が何に繋がっているのだろうか」という部分を考えながら行動することです。
業務の優先順位を決める
無駄な業務を省いた後は、残った業務の優先順位を決めていきましょう。業務効率化を図る上では重要なポイントです。
たとえば、作業に時間がかかる業務と時間のかからない業務がある場合は、先に時間がかかる業務に取り組みます。その業務の合間に、時間のかからない業務もできるかもしれません。先に終わるからと時間のかからない業務にばかり気を取られていると、時間のかかる業務が終わらなくなってしまう可能性もあります。
優先順位を決める場合、まずはスケジュール表などを確認しながら、時間ごとに取り組む作業を決めてみましょう。その際、「何時から何時までに〇〇の作業をする」と細かく設定していくこともポイントです。慣れてくると、1つの業務について何時までに終了すればスケジュール通りに進められるかを逆算できるようになります。
自動化する
業務内容を見ていくと、毎日のように同じ作業をしている場合もあります。このような作業の特徴は、単純なのに仕事量が多いという場合が多くあります。そして、整理方法や共有の仕方を担当者しか理解していないということも多いでしょう。そのため、担当者がいなくなった場合に業務が止まってしまうリスクもあります。
そうならないためにも、このような繰り返しの作業は自動化しておきましょう。自動化とは、マクロを利用してエクセルやメール、ワードを使った仕事を簡単に処理できるようにすることです。ボタン1つで作業が完結するようにもでき、作業効率が一気に上がります。
業務マニュアルを作成する
業務のやり方やルールなどをマニュアル化することで、業務の効率化を図ることができます。マニュアルというのは、読み手が業務を理解するために作られているため、読みやすければ読みやすいほど理解しやすくなります。
そのため、マニュアル作成者は知識だけを書くのではなく、読み手が理解しやすい文面や図、表などを用いながら見やすさを意識して作成しましょう。また、マニュアルは社員の入社や新しいシステムや機材の導入などに合わせて作成される場合が多くあります。導入時に作成し始めるのではなく、その時には、マニュアルが読めるように準備しておくことが大切になるため、準備は早めにしておきましょう。
業務フローチャートを作成しておく
業務の流れを明記しておくことも、効率化に繋がります。業務マニュアルは、業務の内容や進め方を説明するものですが、業務フローチャートは1日を通してどのような業務があるのか、またどのような流れで進めていくのかを説明するものです。
業務の流れが分かっても、内容が理解できていなければ意味がありません。逆に、業務の内容が分かっていても全体の流れを把握していなければ、業務の効率化はできません。そのため、業務マニュアルとフローチャートを同時に作成しましょう。業務のフローチャートを確認しながら、それぞれの業務ごとのマニュアルを読んで進めていきましょう。
データベースを活用する
データベースとは、今までに会社で使われてきたデータを蓄積したシステムのことです。データを蓄積するだけでなく、それを取り出すことも可能です。たとえば、今まで取引をしてきた顧客の情報だけでなく、商品の在庫情報なども知ることができます。
データベースは他にも、顧客からの質問とその回答やどのような意見があったのか、アンケートの結果など、細かな情報も網羅しています。そのため、過去に起こった事例やその対応などを知ることができ、効率よく対処できます。
また、それにより顧客への対応を統一することもできます。さらに手間を減らすために、「よくある質問と回答」などをホームページ上に公開するのも1つの方法といえます。
業務を複数回に分ける
業務の量は人によって異なり、日によっても違います。集中的に業務が発生した場合、対応する時間を分けることで、担当者の負荷を減らすことが可能です。このような対応を「さみだれ対応」と呼びます。
さみだれ対応を効果的に活用できる場面として、「資料チェック」が挙げられます。たとえば、資料作成担当者が50の資料を作成したとします。作成した資料は次の担当者へ引き継がれますが、その場合、引き継がれた担当者が1度に50もの資料をチェックすることとなり、大きな労力と時間がかかります。
では、1回に作成する資料を10にして、それを5回に分けて送る場合はどうでしょうか。作成する人も受け取ってチェックをする人も、1回の負担は大きく軽減されます。さみだれ対応のコツは、渡す側がどの程度の量であれば問題なく処理できるのかを事前に把握しておくことです。
業務の担当を変える
仕事に限った話ではありませんが、どんな人にも得手不得手があります。たとえ不得手だとしても仕事はこなさなければなりませんが、もし可能であれば担当の変更も検討してみましょう。その場合は、まず人事担当者などが話し合いの場を設け、社員の今の状態について把握します。それに加えて部署の責任者とも相談しながら、適正な担当部門・担当者になれるように調整します。それだけでも、業務の効率化が期待できます。
たとえば、英語が得意な社員を営業や総務に配置するよりも、海外部門に変更させた方が業務の効率は上がると考えられます。その他にも、コミュニケーション能力が高い人であれば営業、製品事情に詳しい人であればマーケティングなど、それぞれ得意な分野を確認し見直すことが大切です。
作業のスピードアップ
単純なことですが、作業スピードが上がれば効率も上がります。仕事が早い人の特徴として、1つ1つの処理が非常に早く、次の業務のことを把握しながら取り組んでいることが挙げられます。頭の回転だけでなく、頭で処理したことを動作として連結させるスピードも早いのです。
しかし、ただ早いだけでは意味がありません。仕事が早くてもミスが多ければ、修正に時間を取られ、結果的に効率が低くなることも考えられます。スピードも意識しながら、ミスの少ない作業を心がけましょう。
作業を早くこなすには慣れも必要ですが、自主的にスキルアップすることも大切です。パソコンを使う作業であればタッチタイピングなどのタイピングのスピードを上げること、英語の資料を使うことが多いのであれば英語の勉強をしておくこと、などです。あなたの努力で、業務の効率は格段に上がるのです。
色々なアイデアを組み合わせる
今まで紹介してきたアイデアを確実にこなしていくだけでも効果が期待できますが、それらを組み合わせることでさらに大きな効果を実感することができます。たとえば、「業務マニュアルの作成」と「業務フローチャートの作成」を組み合わせることで、一度で業務の内容だけでなく流れも分かり効率が上がります。
そして結果的に「作業スピードを上げる」ことにも繋がります。ただし、アイデアを1度にすべてやろうとしないことがポイントです。アイデアには相性があり、相性が悪いと効率を下げることにもなりかねないため、組み合わせには見極めが大切です。
- 業務をなくす
- 業務の優先順位を決める
- 自動化する
- 業務マニュアルを作成する
- 業務フローチャートを作成しておく
- データベースを活用する
- 業務を複数回に分ける
- 業務の担当を変える
- 作業のスピードアップ
- 色々なアイデアを組み合わせる
- 業務効率化は目的と基準を定めて取り組む
- 業務効率化は、業務内容や体制、組織にフィットしそうなものを厳選する
- アイデアの組み合わせで相乗効果を期待できる
業務効率化のアイデアを成功させるポイント
業務効率を上げるためのアイデアを複数ご紹介しました。しかし、それらのアイデアをただ実行するだけでは、効果はあまり期待できないかもしれません。上手く活用するには、それぞれのアイデアに合ったポイントを押さえておく必要があります。
アイデアを試す際にはどのような点に注意すればよいのかを具体的に見ていきましょう。
効率化を行いたい項目を明確にする
すべての業務を効率化しようとすると、実現には膨大な時間が必要になります。効率化に固執すると、逆に効率が悪くなることも少なくありません。そのため、まずは効率化したい項目をピックアップしてみましょう。新しいマニュアルを作成して業務のクオリティを均一化させたいのか、仕事のムダをなくし効率化させたいのか、担当者の配置を見直して平均的な業務スピードを上げたいのかなど、改善させたい項目を決めましょう。それにより、まず何をすればよいのかが見えてきます。
普段の業務における「ムダ」を洗い出す
業務には、少なからずムダがあると考えられます。まずは、普段から行っている業務を時間ごとに書き出してみましょう。「何時から何時まで」、「誰が」、「何をしているか」などです。
すると、同じ時間に同じ業務をしている人や、やらなくても良い業務をしている人などが見えてきます。普段から行っている業務の中にある「ムダ」を見つけ出すことで、業務の効率化に向けて改善できます。
まとめられそうな業務を見つける
業務の中には、まとめることができるものもあります。例えば、似たような仕事をしている人が別々の部署にいる場合などは、どちらか1人に業務を任せてみましょう。すると、残った1人の手が空き、違う業務が行えます。その他にも、同じメンバーで行う会議を数回に分けて予定している場合は、1回にまとめることも良いでしょう。会議時間だけでなく、それにかかる移動時間なども短縮することができます。
マニュアルで業務クオリティを均一化
1人の優秀な社員がすべての業務をこなせたとしても、他の社員が同様に業務を行えない場合、企業や部署内の業務効率は悪いと言わざるを得ません。そこで重要になってくるのが「業務マニュアル」の存在です。業務マニュアルというのは、社員の業務のクオリティをできる限り均一化するために作成されるものです。
マニュアルには業務の内容だけでなく、企業で働くことの心得やルールなども記載されています。業務への意識を高めながら知識を付け、それが結果的に業務の効率化へと繋がっていきます。
効率化を機に資料の規格統一を図る
資料の規格というのは、どんどん更新されていくものです。マニュアルによって規格が変わってしまうと、それを読む人それぞれが異なる知識を身に付けてしまう可能性があります。業務の効率化を考えるのであれば、資料の規格は統一して作成しましょう。
分かりやすく作成するには、フォーマットやデザイン面も重要です。書式やフォントなど細かい部分も統一すると、より見やすくなります。細かい点まで統一しておくことで、差し替えや修正の際にも便利です。効率化を考えることをきっかけに、資料の規格を統一してみましょう。
また、マニュアルは紙媒体で作成することもできますし、メールや社内システムで一斉に送信して配布することも可能です。どのような方法が一番適切かを吟味し、慎重に進めていきましょう。
業務への極端なこだわりは効率化を妨げる
業務に対して完璧や高いクオリティを求めることは大切なことです。しかし、そのこだわりが業務効率を著しく落としている可能性もあります。こだわりが強くなり、作業に遅れが出ている場合などは問題です。どれだけ完璧であるかということよりも、「依頼者の目的達成」を意識すると良いでしょう。「こだわりをなくす＝手を抜く」ではないことも頭に入れておいてください。
実際に働く人間へのカバーも考慮する
業務の効率化をすることが必ずしも良い結果につながるとはいえません。人によって得意なことや不得意なこともありますし、今までやってきたことが変化し、かえって効率が悪くなることも考えられます。そのため、効率化することで社員にもたらす影響や、その対策についても考えておく必要があります。実際に働く人をカバーすることも大切です。
いきなりすべてのアイデアを実行しようとしない
業務効率化を考えるにあたり、多くのアイデアや事例がありますが、色々なアイデアを一気に実行しないようにしましょう。一見、効率よく効果が期待できそうに思えますが、必ずしもそうとは限りません。
1つのアイデアを100%実行することと、10のアイデアを10%ずつ実行することでは、大きな差があります。キャパシティが同じとすると、1つのことを100％実行する場合は、それに対しての達成率は高くなります。しかし、一度に多くのことを実行すればそれぞれが中途半端となり、結果的に何も得ることがないといった事態にもなりかねません。
大切なのは、働く人のキャパシティに合わせて現実的なプランを立て、確実に実行できるようにすることです。
起こったミスはフィードバックとして活用する
仕事をしていく上で、ミスは必ず起こるものです。重要なのは、ミスそのものではなくこのミスをどのように処理するかということです。
一番やってはいけないのが、そのミスを上司に報告しないことです。自分が失敗してしまうと、そのミスを報告したくない気持ちが芽生えることもしばしばです。しかし、そのミスが何回も続けば業務が遅れるだけでなく、会社自体にも大きな損害を与えかねません。
まずは、起こったミスを正直に報告しましょう。「起こったミスは何だったのか」、「なぜそのようなミスが起こったのか」などを事前に整理しておきます。そのミスに対しての対応についても考えておきましょう。それに加えて、他の人も同じようなミスをしていないか確認します。ミスを単なるミスだけで終わらせず、フィードバックとして次へ生かせるようにしましょう。
すべての業務を効率化することはできないため、優先的に効率化したい項目をピックアップし、改善したい項目を明確にします。普段の業務におけるムダし、まとめられそうな業務などを洗い出しましょう。業務マニュアルを作成することで業務のクオリティが均一化され業務効率化にも繋がります。
- 効率が悪くなることもあるため効率化に固執しない
- 業務のムダの洗い出しには普段の業務を時間ごとに書き出すのが有効
- マニュアルには働く心得やルールも記されている
業務効率化に役立つツール
業務効率化を実現するための方法としてツールの導入は効果的です。業務効率化ツールにはさまざまな種類のものが登場しています。中には無料で使用できるものもあります。ツール選びのポイントは主に2つです。まず、現状の課題を解決できるツールであるかどうかという点です。現状の業務内容を把握した上で、どの作業をどのツールで効率化する必要があるのかを検討します。
2つ目に組織として使いこなしやすいものかどうかです。組織内のITリテラシーには格差があります。年齢や職種に関係なく大多数の人が使いやすいと感じるツールでなければ定着率が低下してしまう可能性があります。以下では、業務効率化に役立つ具体的なツールについて紹介をしましょう。
メモ機能
多くのパソコンにはメモ機能がデフォルトで備わっており、テキストや画像、動画などパソコン上のあらゆるデータを記録することができます。単語を検索したり、作成したファイルをフォルダごとに保存して階層的に管理したりすることができるため、紙のメモに比べて必要な情報を容易に見直すことができます。
スクリーンショット機能
スクリーンショット機能もメモ機能と同様にデフォルト機能としてパソコンに備わっている場合が多く、ショートカットキーを使えばいつでも簡単にスクリーンショットを撮ることができます。スクリーンショットを活用することによって、文章の説明だけでは伝わりづらい情報も効率的に共有可能です。
オンラインストレージサービス
「Google Drive」や「Drop Box」といったオンラインストレージサービスでは、任意のメンバー間でデータの共有や同期を行うことができます。複数のメンバーでプロジェクトを進める場合、その時々にデータを共有するよりも、始めからオンラインストレージサービスにデータを保存しておく方が効率的です。Google DriveやDrop Boxは無料で使うことができますが、容量の大きいデータや機密性の高いデータを取り扱う場合は有料版を導入するとよいでしょう。
タスク・プロジェクト管理サービス
「Backlog」や「Trello」といったタスク・プロジェクト管理サービスを用いて、タスクやプロジェクトを視覚的に分かりやすく管理することで、業務の優先順位を簡単に付けることできます。また任意のメンバー間で進行状況を共有できるため、状況に応じて担当者の変更や追加を行い、業務効率化を図ることが可能です。
RPA
各種業務をロボットによって自動化することでさまざまな業務を効率化できます。ウィンドウズのPCにインストールして使用できる「WinActor」が有名です。
コミュニケーション/チャットツール
チャットツールの中には、「Slack」や「Chatwork」といったビジネスでの利用に特化したものも少なくありません。遠方の人とのコミュニケーションでは中心であったメールからチャットに切り替えることで、ビジネスにおけるコミュニケーションのスピードと効率を向上できます。
オンライン会議サービス
先に挙げたチャットツールに加え、「Zoom」や「GoogleMeet」、「Teams」といったオンライン会議やセミナーを行えるツーツも利用が拡大しています。離れた場所にいながら同じ会議に参加することができ、集合型の研修にかけていた費用や移動時間などの削減も見込めます。
勤怠管理ツール
出退勤の打刻や従業員の給与計算などが行える勤怠管理ツールは、さまざまな企業から提供されています。クラウドのツールであれば、社外からネットを通じて打刻ができる機能を備えているものもあるほどです。導入によって、人事や労務担当の集計や管理の負担を軽減しやすくなります。
クラウド型マニュアルサービス
クラウド型マニュアルサービスを活用することで、時間や場所を問わず必要なマニュアルを作成、修正、閲覧することができます。通常マニュアルを一から作成するには膨大な時間を要し、作成者には大きな負担がかかります。その点クラウド型マニュアルサービスの多くにはマニュアルのテンプレートが用意されているため、誰でも簡単に伝わりやすいマニュアルが作成でき、作成時間を大幅に短縮することができます。
- 現状の業務内容を把握した上でどの作業をどのツールで効率化するかを検討する
- 組織内のITリテラシーには格差があるため、年齢や職種に関係なく使いやすいツールを選定する
業務効率化の成功に向けて
業務効率化のアイデアをご紹介してきましたが、これらの方法を実践することで多くの企業が業務の効率化に成功しています。大切なのは、自分たちの会社に、どのアイデアが適切かを見極めることです。近年では、ITツールを活用することで容易に業務効率化に取り組むことができるようになりました。社会の変化に合わせて働き方も多様化する今、ビジネスのあり方やコミュニケーションの方法も大きく変化しています。これらのアイデアや事例をどのように自社に取り入れていくのがよいかを見極めることが業務効率化の重要な鍵となります。
