業務効率化のアイデア10選 進め方と成功のポイントを解説
業務効率化は多くの企業が抱える課題です。テレワーク・リモートワークの導入や働き方改革の推進などを背景に、今後ますます効率の良さが求められます。しかし、業務効率化を実現するためには多くの時間と労力を要します。手段はたくさんありますが、どうすれば成功するのでしょうか。業務効率化に取り組む前に理解しておきたいポイントやコツ、アイデアについて成功事例などを交えながらご紹介します。 業務効率化とは 業務効率化とは、仕事を進める上でのプロセスから、ムリがあるもの、ムダがあるもの、ムラがあるものを見つけ出して省き、非効率な業務を改善することです。そんな業務効率化には、さまざまな方法があります。例えば、ITツールの導入やRPAによる自動化、社外へのアウトソーシングなども業務効率化の一つです。また、すぐにできる方法としては会議時間の短縮やPC操作時にショートカットキーを使用するなどの時短テクニック活用などがあります。業務効率化のアイデアについても記事の後半で詳しくご紹介していきますね。 生産性向上との違い 「業務効率化」と似た意味として使われている言葉として「生産性向上」があります。生産性向上はより少ない資源（リソース）のインプットで、高いアウトプットを得ることを言います。一方で、業務効率化は「ムリ」、「ムダ」、「ムラ」を排除することでリソースの投下量を減らし、今までと同じ成果を出すことを意味しています。業務効率化は生産性向上のための施策の一つと言えるのです。 業務効率化のメリット 時間的なコストの削減ができる 業務効率化における効果は、主に3つです。1つ目の効果として、まず時間的なコストの削減が挙げられます。「ムリ・ムダ・ムラ」を省くことで作業にかかる時間の削減に繋がり、残業時間などの人件費を削減できます。残業時間の軽減は従業員にとっても働きやすい環境になる、身体的な負担が軽減するメリットがあります。 従業員のモチベーション向上につながる 業務効率化の2つ目の効果として、労働時間の短縮と働きやすい環境を実現できれば、従業員のモチベーション向上の効果も期待できます。これらは従業員満足度の向上や社員定着率の向上などに繋がります。令和の現代で提唱されている、労働環境の改善を目的とした「働き方改革」を実現するためには、業務効率化が不可欠といえるでしょう。 生産性の向上によって利益が増大する 3つ目の効果は会社の利益増大です。業務効率化によって生産性が向上することで、社員の業務のアウトプットの質が変わっていくでしょう。またこれまでは人的なリソースの関係で取り組めていなかった業務に着手することもできるようになり新たな取り組みやチャレンジを行う余裕が生まれます。 企業に様々なメリットをもたらす業務効率化ですが、上記のように効率化で労働力不足の解決や大幅なコストカットを成功させた企業は数多く存在します。「従業員にとって働きやすい環境を作りたい！」、「新しい事業を展開する前に既存の業務の整理したい！」と考える企業担当者の方であれば、具体的な方法や手順を学んで業務効率化に取り組んでみてはいかがでしょうか。 業務効率化は仕事のプロセスから「ムリ・ムダ・ムラ」を洗い出し省くことで業務改善を行うことをいいます。DXやRPA、ITツールの導入なども業務効率化の手段です。業務効率化を実現することでリソースを生み出し、他の業務に取り組むことで組織強化や生産性向上などに繋がります。 業務効率化の効果は「コスト削減」、「従業員のモチベーション向上」、「リソースを生み出す」 業務効率化は生産性向上のためのひとつの施策 業務効率化はどのように進める？ 今までは疑問を持たず取り組んできた業務でも、見直してみるとムダが潜んでいる可能性があります。業務改善に取り組みたいけど、業務効率化の進め方がわからないという方もいらっしゃるのではないでしょうか。業務効率化を成功させるためのステップをご紹介します。 (1)現状の業務内容を把握する 最初に取り組むのは現状把握です。業務の棚卸しを行いましょう。棚卸しの際には、担当部署・担当者、作業にかかる工数や発生頻度、必要なスキルなどをまとめておくと整理がしやすいです。 (2)課題、問題点を洗い出す 業務内容が把握できたら、次に課題や問題点を洗い出します。よくある例をご紹介すると、他の従業員が重複して行っている作業がある、同じような作業が数回発生するなどがあります。これらの工程には「ムダ」が潜んでいる可能性が大です。また、担当者以外にできない業務がある場合は、属人的な業務といえますので課題として捉えておきましょう。そのほかにも時間がかかりすぎている業務なども洗い出します。 (3)スケジュールを立てる 改善すべき業務が決まったら、業務効率化の方法を検討します。先ほど例としてご紹介したような作業者が重複している工程を省くことなどができれば、コストをかけず業務効率を改善することができます。そのほかに作業工程を見直して、作業を行う順番を変更するだけでも、工数を大幅に削減できることがあります。これらの業務効率化にいつから取り組むのか、実現に向けて最適なスケジュールを立てましょう。業務改善のポイントについても後ほど詳しくご紹介します。 (4)業務改善策の実施 スケジュールに沿って業務改善策を実施します。 (5)実際にどれほど業務効率が改善されたかを確認 業務改善を実施した後に効果検証を行い、改善のPDCAを回すことが重要です。これによって更なる業務効率化が期待できます。 現状の業務内容を把握する 課題、問題点を洗い出す…
